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新手必看:企业参展需要做好哪些准备工作

返回列表 来源: 第一展会网 浏览:- 发布日期:2017-10-09 11:53:51【

很多企业朋友负责展会准备工作的往往是一些新手,面临千头万绪的准备工作,无所适从,其实参加一个展会也并非想像中那么复杂,参展企业需要做好哪些准备工作?大致有如下五个实际工作。

一、搭建

搭建是整个环节的重中之中,50%的展示效果需要依靠搭建和展品的展示取得,搭建工作的细节:1、通过设计图考虑在展场中的效果;2、监督防火材料的使用,杜绝安全防患;3、成本控制:实行一揽子合同;4、最好在布展前去工厂看一看,对材料和工艺有一个预先的监管和了解;5、现场搭建的进度控制尤为重要,叮嘱搭建公司做好预案,特别要求其排出工期,细化到每一小时做什么,严格细致的时间表,才是保证现场搭建在两天半紧张有序完成的基础。

二、展品

向市场部征询一个展品目录是展品工作的第一步,然后将这个目录具体化,主要是展品的外形、尺寸。然后将这个目录(以及配合展品的图片)提供给搭建公司,由他们考虑如果安排展品的布置。

当然,事先已经做好设计图的情况下,可能需要对展品进行一些取舍,或是对展品的表现形式进行改进,这些就需要发挥智慧,按以往的经验,外行看热闹,内外看门道,拿出具有竞争力的产品是成功展示的关键,另外,核心产品以实物为好,因为实物可以现场演示,这样让客户有深入的认知。

最后,要熟悉展览馆对特殊展品的要求,比如用火、用气、限高等等数据,在这里要提醒一下,主办方提供的《参展商手册》是需要熟悉的,作为企业展会准备工作负责人,这个文件一定阅读一遍的,并在重点内容加以批注和备忘。

一个专业的展览会主办方,他们的《参展商手册》应详细记载参展的各个细节,并提供印刷以及英文版本。

三、资料

资料的准备也是关键之一,在资料的准备上,求全求细,特别是对产品的介绍,性能、参数等等务求细致周全,以备万一,经常在展会上看到一些挑剔和内行的买家对产品的参数的提问,搞的接待人员焦头烂额,另外如果展览会外商较多,翻译上力求专业准确。

资料的编排不求多花哨,简洁大气,具有国际性即可,但纸张建议使用较好的纸张,如果在样本的设计上,突出一两个设计的亮点,那就更好了。这些可与设计师多沟通,宣传材料的纸张、印刷应该力求精美,版式设计方便阅读,图片尽量完善、清晰。这些资料是给客户的第一印象。参加一个大型的国际专业展览会,展览的资料、宣传策划反映出一个企业的综合素质。另外,一定要准备充足的名片。参展人员名片应以中英文印制,数量以每日50-100张准备。

另外国外企业对CI包装很讲究,观察他们的展位,就是一个标准展位,他们 都会把他们公司的形象、Logo在方方面面体现,他们甚至做好不干胶的Logo贴纸自己贴在标准展位的楣板、桌椅、垃圾桶上。这一点做法上,也是需要吸取的。

四、搭建及现场

搭建是现场展览的第一步,虽然仅仅是"监工",但也要有得力干将参与。将设计图演变为现实的场景,往往会存有偏差,另外,与展馆方、主办方的一些协调工作,也需要企业进行协调,排除一切突发事件,不利因素,保证搭建顺利进行,需要一名到几名头脑灵活,做事主动的工作人员在搭建现场进行"监工",这些工作人员应提前指定,在与搭建公司前期的沟通中,他们可以参与进来,了解搭建的相关事宜,便于他们在现场开展工作。

五、提前约定目标客户

同重要的客户约定见面时间,以加强业务联系,这也是展览会的重要工作之一,可由专人负责重要客户的约会、接待、以及洽谈的安排,不能因为展会现场工作比较忙乱,而冷落了这些重要客户。因此来说,需要一个公关能力比较强的人主抓这项工作,提前拟定约会客户的名单,向他们发出邀请,确保他们莅会,保证约会成功,达到商业目的。

在实际操作中,很多参展商过分寄希望于主办方来邀请买家,其实这是很错误的,企业在广泛的宣传和邀请买家赴展会与其见面的过程中,本身对自己就是一种宣传,毕竟能赴会参展,也是企业实力的一种象征。 

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